リモートワーク時代のIPOに向けた業務効率化

リモートワークが可能な体制を構築することが業務効率化やIPO準備にどう関係するのか

 
近年、IPO（新規上場）の準備においても、作業を効率的進めるには
クラウドを中心としたITサービスの活用が必須となっています。
 
特に、直近だと新型コロナウィルスの影響もあり、リモートワークを行っている会社も
多いと思いますので、ITサービスを活用してリモートワークと新規上場準備を両立させて
業務を効率的に進めていくことが必要になります。
 
例えば、
・資料はいまだに紙で保管している→資料の内容を確認するのに出社する必要がある
・決算は会社のソフトのインストールしてあるデスクトップパソコンで行う
→会社のパソコンでしか決算入力ができないため出社する必要がある
・稟議は紙で行っている→上長の印鑑が必要なため、出社して対応する必要がある
・勤怠は紙やカードのタイムカードで行っている
→物理的に出社しないと勤怠が把握できない
 
など、このような状況にあると、リモートワークを導入できないだけでなく、
業務の効率化も進めるのが難しく、結果としてIPO準備も効率的に進めることができる環境とは
言い難いです。
 
以前は、東京証券取引所の審査も紙で印刷して提出する必要があったのですが、
最近はデータで提出することが可能になっていますし、監査法人や証券会社へ
大量に提出する必要のある資料もデータで送ることができます。
 
この場合でも、メールに大量のデータを添付して、都度パスワードを設定して送っていると
一定容量以下にしないと送信できないので分割して何度かにわけて送信する必要があるなど、
非常に手間がかかります。
 
その点、セキュリティーのしっかりしたクラウドサービスを利用することで、
クラウド上に資料をアップロードしておいて、URLとパスワードを送るだけで
済ませることなどができます。
 
また、その前提として、必要な資料もデータではなく紙の場合は都度、
書庫にあるファイルから探してスキャンして送るなどしていると手間も時間もかかります。
その点、資料はすべてスキャンしてPDFでクラウド上に保管するようなフローを
構築しておけば、資料を求められた時も、パソコン上で検索して、提出用のクラウドに
移しさえすればスムーズに対応可能です。
 
また、上場審査にあたっては、株主総会や取締役会だけでなく社内の会議の議事録も、
規程で定められたとおりに適切な決議を適切な会議で行っているかを確認する、
という視点で提出を求められます。
この場合も、議事録を提出できる状態で保管しておかないと、いざ提出する必要が発生した際に、
非常に煩雑な業務になります。
特にメールなどで参加者に議事録を共有しているケースで、件名などで特定の会議だけを
 
抽出しやすいにように工夫していることもあると思いますが、提出するとなると
抽出した上で、PDFなどのデータ化を会議単位で行う必要があります。
 
この先、提出することを前提とする場合、クラウド上のドキュメントツールなどを利用して
保存しておけば、その後の対応は非常に効率的に進めることができます。
 
これらは、あくまでも一例になりますが、IPO（新規上場）準備でどのような対応が
必要かという視点を事前に理解しておくことで、結果的にリモートワークの際や、
通常業務においての効率化を進めることができます。
 

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